Microsoft 365 Word 新增 SharePoint 原生电子签名功能：告别第三方工具，提升文档签署效率

微软近日宣布，将在 Microsoft 365 Word 中集成原生于 SharePoint 的电子签名服务，为用户带来更高效、安全且合规的文档签署体验。这一更新意味着用户无需再将文档导出为 PDF 或依赖第三方签名工具，即可直接在 Word 中完成电子签名流程。

这项新功能现已面向部分用户推出，预计将在年底前覆盖全球所有 Microsoft 365 用户。

功能亮点：无缝集成、流程简化

✅ 直接在 Word 中请求签名

• 用户无需离开 Word 界面，也无需手动转换文件格式；
• 可直接插入签名字段并发送签名请求，大幅减少操作步骤。

✅ 支持创建电子签名模板

• 对于需要重复使用的文档（如合同、审批表等），可保存为模板，提高后续处理效率；
• 模板支持自定义签名位置、收件人信息及提醒设置。

✅ 自动生成 PDF 并同步至 SharePoint

• 签名请求会自动将文档转为 PDF 并发送给接收方；
• 签署后的 PDF 将存储在原始 Word 文件所在的 SharePoint 位置，便于统一管理。

✅ 审计跟踪与通知机制

• 发送者和接收者均可收到电子邮件通知，了解签名状态；
• 在已签名的 PDF 中可查看完整的活动历史，包括谁在何时签署了文档。

为什么说这是一项“三赢”功能？

此外，该功能还增强了 Microsoft 365 与 Google Workspace 等竞品在文档协作领域的竞争力。

安全性与合规性保障

微软强调，整个签名流程均在 Microsoft 365 信任边界内完成，确保数据不会流出组织：

• 文档始终保留在 SharePoint 上；
• 所有签名记录可通过 Purview 审计日志 进行追踪；
• 管理员可通过 Intune、组策略管理器或 Microsoft 365 云策略服务 控制启用范围。

如何启用此功能？

目前，该功能已在以下地区逐步上线：

• 美国
• 加拿大
• 英国
• 欧洲
• 澳大利亚-太平洋地区

其他地区的用户将在今年年底之前陆续获得支持。

管理员启用步骤如下：

1. 登录 Microsoft 365 管理中心
2. 启用 SharePoint 电子签名服务
3. 勾选“允许在 Microsoft Word 中使用 SharePoint 电子签名”
4. 配置策略以指定适用用户或站点

用户使用条件：

• 使用 Word 桌面版
• 已加入 Microsoft 365 Current 通道 或 Beta 通道

当前限制

• 功能正在分阶段推出，并非所有用户都能立即使用；
• 需由 IT 管理员主动启用，某些组织可能出于政策原因选择不启用；
• 当前仅支持 SharePoint 作为后端，尚未扩展至 OneDrive for Business 或其他外部系统。